MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO
por Raúl Candeloro
Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questões delicadas, apagando incêndios, sem ter tempo para mudar e implementar questões estratégicas que de fato podem melhorar os seus negócios, inclusive diminuindo o surgimento de problemas.
Existe, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve colaboradores, missão estratégica de negócio e, principalmente, os clientes.
A ferramenta utilizada para a análise das priorizações na empresa chama-se matriz de priorização. A seguir, veremos o que é e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:
1 ? Matriz G.U.T. (para priorizar problemas a serem tratados)
Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que surgirão a longo prazo em caso de não resolução.
Urgência: o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do problema.
Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que surgirão a longo prazo em caso de não resolução.
Urgência: o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do problema.
É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das características: gravidade, urgência e tendência.
| Nota | Gravidade | Urgência | Tendência |
| 5 | Extremamente grave | Extremamente urgente | Se não for resolvido, piora imediatamente |
| 4 | Muito grave | Muito urgente | Vai piorar a curto prazo |
| 3 | Grave | Urgente | Vai piorar a médio prazo |
| 2 | Pouco grave | Pouco urgente | Vai piorar a longo prazo |
| 1 | Sem gravidade | Sem urgência | Sem tendência de piorar |
Exemplo da aplicação:
| Matriz de Priorização ? G.U.T. ? para priorização de problemas | |||||
| Problemas | G | U | T | Total | Priorização |
| Atraso na entrega do fornecedor | 4 | 4 | 3 | 11 | 2º |
| Alto gasto com materiais de escritório | 2 | 2 | 1 | 5 | 4º |
| Baixo índice de recompra entre os clientes | 5 | 4 | 4 | 13 | 1º |
| Problemas disciplinares entre vendedores | 3 | 2 | 3 | 8 | 3º |
De acordo com esse exemplo, a prioridade é o de ?baixo índice de recompra dos clientes?, pois é o que apresenta uma pontuação maior, de acordo com as notas colocadas. Sabendo-se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, então, de identificar as soluções que podem ser colocadas em prática. Certamente para cada um dos problemas apresentados acima na Matriz G.U.T., teremos muitas soluções sugeridas.
Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização: que soluções devem ser aplicadas primeiramente?
2 ? Matriz B.A.S.I.C.O. (para priorizar soluções a serem tomadas)
A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e de resolução do problema. A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O., que considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles e a Operacionalidade da solução. Como na Matriz G.U.T., devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5, de acordo com a tabela:
A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e de resolução do problema. A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O., que considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles e a Operacionalidade da solução. Como na Matriz G.U.T., devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5, de acordo com a tabela:
| Nota | Benefícios | Abrangência | Satisfação interna | Investimentos | Cliente | Operação |
| 5 | De vital importância | Total (de 70% a 100%) | Muito grande | Pouquíssimo investimento | Impacto muito grande c/ cliente | Muito fácil implementar |
| 4 | Impacto significativo | Muito grande (de 40% a 70%) | Grande | Algum investimento | Grande impacto | Fácil implementar |
| 3 | Impacto razoável | Razoável (de 20% a 40%) | Médio | Médio investimento | Bom impacto | Média facilidade |
| 2 | Poucos benefícios | Pequena (de 5% a 20%) | Pequeno | Alto investimento | Pouco impacto | Difícil implementar |
| 1 | Algum benefício | Muito pequena | Quase não é notada diferença | Altíssimo (requer recursos extras) | Nenhum impacto | Os maiores e os menores |
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