Aula do dia 23-03-2011

Texto para a leitura:

Portal corporativo: você ainda vai ter um

Link: http://www.timaster.com.br/revista/artigos/main_artigo.asp?codigo=811&pag=2

Por Júlio Cesar Fabris Battisti *

Neste artigo, vou explicar como o fator humano é determinante no sucesso da

implementação de um portal corporativo, abordando novas questões.

Como vender a idéia do portal?

O portal corporativo representa uma mudança, para melhor, no acesso às

informações e sistemas da empresa. Não basta que o portal seja bem implementado,

eficiente, rápido e recheado de conteúdo e serviços. Mais que tudo isso, é preciso

que o usuário saiba e, principalmente, perceba o valor na sua utilização. Sem esta

percepção, todo o esforço será em vão.

Quer um exemplo simples e prático? Foi necessário algum treinamento, divulgação

em massa ou avisar mais de uma vez sobre aquele sistema que fornece consulta ao

contra-cheque? Obviamente que não, porque o usuário percebeu a utilidade no

acesso a este recurso. Quem não quer consultar o contra-cheque alguns dias antes

do pagamento? É isso. Simples e direto. Nem mais, nem menos.

Valor e utilidade

A cultura organizacional, a maneira como as pessoas realizam o seu trabalho e os

valores vigentes na organização têm que ser levados em consideração no momento

da implementação dos serviços do portal. As normas e valores de uma organização

também podem ser considerados um sistema de controle não oficial, ou melhor, são

o sistema de controle que realmente vale, que efetivamente é aplicado no dia-a-dia

da empresa.

Nem por intimidação, nem por medo da perda do emprego, as pessoas, a longo

prazo, alcançam resultados que vão contra os seus princípios e crenças. Em algum

momento, consciente ou inconscientemente, elas acabam "sabotando" iniciativas

que contrariam suas crenças e valores pessoais.

Em outras palavras: os funcionários jamais usarão os serviços do portal se não

tiverem percebido o valor e a utilidade para seu trabalho diário. Por outro lado, estes

serviços só serão realmente úteis se tiverem sido projetados a partir de uma ampla

compreensão de como as pessoas trabalham.

Desde a fase de concepção, passando pelo projeto e pela implementação, é

fundamental que haja uma participação efetiva dos usuários. Quem melhor do que eles para explicar suas reais necessidades?

Em algumas empresas, as definições são feitas por uma equipe técnica,

centralizada, que não tem contato direto com os funcionários, nem clientes e

parceiros de negócios.

Obviamente, essa é uma péssima abordagem. Quem conhece melhor as

necessidades dos clientes é quem interage diretamente com eles. Quem conhece

melhor os problemas do dia-a-dia na empresa é quem está realizando o trabalho.

Pense bem nisso. Esse é um fator decisivo para o sucesso na implementação do

portal corporativo.

Compartilhamento não acontece por decreto

No primeiro artigo desta série, escrevi o seguinte: "A informação certa, para a

pessoa certa, no momento certo." Ou seja, portais bem projetados e focados nas

reais necessidades dos usuários são capazes de vencer o desafio de fornecer as

informações corretas, quando necessárias, para quem delas precisar.

A informação necessária para que cada um realize seu trabalho não está totalmente

contida nos sistemas informatizados da empresa. Ela também está na cabeça das

pessoas, no chamado "conhecimento tácito" (tratarei deste assunto nos próximos

artigos).

O grande desafio é saber como capturar esse conhecimento, de tal maneira que ele

esteja disponível para todos que dele precisarem. Precisamos de mecanismos que

incentivem o compartilhamento das informações e que sejam capazes de converter

conhecimento tácito em conhecimento explícito.

Mais uma vez, temos no portal corporativo e em seus serviços uma ferramenta

valiosa para o compartilhamento de informações. A criação de uma cultura de

compartilhamento de conhecimento dependerá muito da atenção e do apoio explícito

da alta administração, estando esta dedicada e comprometida em criar essa cultura.

Um fator decisivo é uma cuidadosa preparação e revisão dos processos de trabalho,

para que estes incentivem o compartilhamento das informações. Reestruturar

processos é algo difícil, que encontra enormes resistências por parte dos

funcionários.

Mas em algum momento isso terá de ser feito, pois não adianta ter ferramentas que

apóiem o compartilhamento, bem como a boa vontade dos funcionários, se os

processos de trabalho são lentos e burocráticos e absorvem grande parte do tempo

em tarefas pouco sintonizadas com os objetivos da empresa.

Redefinindo a cultura organizacional

A seguir coloco algumas atitudes da alta administração que são importantes para acriação de uma cultura de compartilhamento das informações:

• Dar o exemplo, usando o portal e compartilhando informações

• Promover o compartilhamento do conhecimento como um valor institucional

• Criar funções / posições dedicadas à gestão do conhecimento e alocar o

quantitativo de funcionários suficiente para exercer tais atividades

• Definir políticas de Recursos Humanos que incentivem o compartilhamento

das informações

O maior obstáculo nunca foi e nunca será a tecnologia - embora possa atrapalhar e

limitar em certos casos, onde são utilizadas ferramentas inadequadas - , mas sim a

cultura de uso das ferramentas e do compartilhamento do conhecimento.

A confiança entre os funcionários e destes em relação à administração é um fator

fundamental para que o compartilhamento do conhecimento exista. É necessário um

bom clima de relacionamento; não basta o relacionamento oficial, apenas baseado

na hierarquia organizacional.

Na falta de uma relação de confiança bilateral entre a organização e seus

funcionários, é difícil imaginar que estes sintam-se à vontade para compartilhar seus

conhecimentos uns com os outros.

Liberdade é tudo

É importante também que a empresa incentive a experimentação, adotando políticas

que tolerem erros e que entendam que os erros são oportunidades preciosas de

aprendizagem. Deve ser incentivada a participação de pessoas de diferentes áreas

da empresa, de tal maneira que diferentes visões sobre o mesmo problema ou

assunto possam ser compartilhadas. A diversidade é outra fonte fundamental de

aprendizagem.

O portal corporativo deve também fornecer ferramentas para facilitar a criação e

manutenção de comunidades virtuais e comunidades de prática. Mas estes são

assuntos para os próximos artigos.

Disciplina:	Tecnologia e Desenvolvimento Humano
Prof:	Henry Nonaka.
Aula:	03- Gestão do conhecimento e Portais Corporativos
Semestre:	1º
Data:	23-03-2011
Atividade realizada por	Gabriela Moura e Kelle Medeiros

Aula Atividade

1)    O que você entendeu sobre o conceito de Portal Corporativo?

Resp: O Portal Corporativo é um meio de organização que possibilita a criatividade e a informação online da estrutura da empresa. É fazer com que o conhecimento tácito se transforme em explícito compartilhando o conhecimento.

2)    A sua empresa possui um Portal Corporativo? Como funciona? Quais as

principais características?

Resp: Não, a minha empresa possui um Banco de Dados onde é armazenado dados e históricos de doações.

(deixo aberto todas as questões principalmente a número 2 para respostas dos alunos.)

3)    Quais os cuidados que uma organização precisa ter para implantar um

portal corporativo?

Resp: Primeiramente é preciso fazer um estudo no desenvolvimento de cada trabalho na empresa, detectando a necessidade e fazer com que o portal seja de interesse de busca para todo o funcionário e efetuar uma pesquisa dentro dele. Verificar se está apresentando resultados. Compartilhar informações onde possa encontrar um conhecimento explícito.

     

4)    Quais os benefícios que um portal corporativo pode trazer para as

organizações?

Resp: Ele pode guardar e administrar melhor as informações fazendo que a empresa tenha um conhecimento explícito. A organização dos dados e compartilhamento de ideias beneficia a administração. Mas para que isso aconteça é importante que todos tenham consciência da utilização do mesmo.